Organisation du Jubilé 2022
Publié par Claude LaCerte dans Références · 29 Janvier 2022
DOCUMENT DE RÉFÉRENCE D'ORGANISATION
5 POINTS DE DÉCISION ESSENTIELS à déterminer par les organisateurs
Les sujets suivants sont incontournables pour toute organisation deretrouvailles et doivent être abordés dans l’ordre:
Date des retrouvaillesPrivilégiez surtout le printemps et l’automne. Prévoyez égalementun délai d’un an pour mener à bien le processus d’organisaton.Lieu des retrouvaillesPrivilégiez le lieu de vos études. Cela suscite plus de souvenirs etvous permeƩra de constater l’évolution des lieux que vous avezfréquentés.Programme d’activitésCoquetel, repas, visite de la Faculté et des mosaïques de diplômés,partage de photos souvenirs, etc.Coût d’inscription et budgetCommunications
Tâches à répartir
Il est important de répartir les tâches suivantes afin d’éviter le syndrome du TLM (toujours les mêmes) :
Il est important de répartir les tâches suivantes afin d’éviter le syndrome du TLM (toujours les mêmes) :
- Retraçage des collègues d’études
- Logistique (réservation d’un lieu, traiteur, permis, etc.)
- Rédaction de l’invitation
- Communications pour stimuler la participation
- Gestion des inscriptions et du budget
- Programmation et animation (projection de photos ou de vidéos, souvenirs, jeux, visites, musique, etc.
Logistique (selon les besoins)
Réservation d’un lieuRéservation d’un traiteurDemandes de permisÉlaboration du déroulementOrganisation de visites et autres activitésRéunions du CO et autres au besoin
Communications
Rédaction et envoi de l’invitation postale et/ou courrielAnimation sur les réseaux sociaux pour stimuler la participationAppels téléphoniques pour relancer les invités
Gestion des inscriptions et du budget
Réception des inscriptions, incluant un paiement partiel ou total
Administration
Paiement des fournisseurs
Programme d’activités
Ne vous engagez pas dans une organisation trop fastidieuse sivotre comité organisateur ne compte pas beaucoup de personnesou si celles‐ci sont trop occupées. Une rencontre simple mais bienorganisée sera plus appréciée qu’un gros événement chargéd’activités, coûteux pour les participants et laborieux au planlogistique.Dans l’élaboration des activités, ayez en tête de garder celles‐ciaccessibles en termes d’horaire et de coûts et de prévoir un tempssuffisant pour les déplacements de tous.
- Valorisez le partage de souvenirs recueillis auprès de tous. C’est
un succès à coup sûr! Projetez les photos et vidéos sur place etfeuilletez votre album de finissants en groupe.
- Privilégiez la musique de l’époque de vos études si vous choisissez
d’en faire entendre.
- Veillez à susciter le plus d’occasions de discussions possible entre les invités.
APRÈS VOS RETROUVAILLES
FAITES CIRCULER LES BEAUX SOUVENIRS!!
Publiez les photos de l’événement dans les médias sociaux, sur les pagesde groupe que vous avez créées pour vos retrouvailles. Tous serontheureux d’en profiter. Et puisque vous avez pris l’habitude d’échangeravec les autres participants, nous vous invitons également à continuer àcultiver ces précieux liens avec vos collègues d’études.PARTAGEZ LES TÉMOIGNAGES des participants avec nousN’hésitez‐pas à nous envoyer les commentaires des participants.Certains témoignages pourraient être diffusés sur notre site Internet.CONTRIBUEZ À LA MISE À JOUR de notre base de donnéesTransmettez au Réseau les changements d’adresse que vous avezdécouverts. Il vous faut toutefois obtenir l’autorisaton de vos collèguespour ce faire. Le responsable des retrouvailles pour Le Réseau pourravous apporter des précisions à cet effet. Chaque mise à jour dansnotre base de données vous permettra de gagner du temps lors del’organisation de vos prochaines retrouvailles, dans cinq ans!