Organisation du Jubilé 2022

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Organisation du Jubilé 2022

Jubilé 2022
Publié par Claude LaCerte dans Références · 29 Janvier 2022
DOCUMENT DE RÉFÉRENCE D'ORGANISATION

5 POINTS DE DÉCISION ESSENTIELS à déterminer par les organisateurs
Les sujets suivants sont incontournables pour toute organisation de
retrouvailles et doivent être abordés dans l’ordre:

Date des retrouvailles
Privilégiez surtout le printemps et l’automne. Prévoyez également
un délai d’un an pour mener à bien le processus d’organisaton.
Lieu des retrouvailles
Privilégiez le lieu de vos études. Cela suscite plus de souvenirs et
vous permeƩra de constater l’évolution des lieux que vous avez
fréquentés.
Programme d’activités
Coquetel, repas, visite de la Faculté et des mosaïques de diplômés,
partage de photos souvenirs, etc.
Coût d’inscription et budget
Communications

Tâches à répartir
Il est important de répartir les tâches suivantes afin d’éviter le syndrome du TLM (toujours les mêmes) :
  • Retraçage des collègues d’études
  • Logistique (réservation d’un lieu, traiteur, permis, etc.)
  • Rédaction de l’invitation
  • Communications pour stimuler la participation
  • Gestion des inscriptions et du budget
  • Programmation et animation (projection de photos ou de vidéos, souvenirs, jeux, visites, musique, etc.

Logistique (selon les besoins)
Réservation d’un lieu
Réservation d’un traiteur
Demandes de permis
Élaboration du déroulement
Organisation de visites et autres activités
Réunions du CO et autres au besoin
Communications
Rédaction et envoi de l’invitation postale et/ou courriel
Animation sur les réseaux sociaux pour stimuler la participation
Appels téléphoniques pour relancer les invités
Gestion des inscriptions et du budget
Réception des inscriptions, incluant un paiement partiel ou total
Administration
Paiement des fournisseurs

Programme d’activités
Ne vous engagez pas dans une organisation trop fastidieuse si
votre comité organisateur ne compte pas beaucoup de personnes
ou si celles‐ci sont trop occupées. Une rencontre simple mais bien
organisée sera plus appréciée qu’un gros événement chargé
d’activités, coûteux pour les participants et laborieux au plan
logistique.

Dans l’élaboration des activités, ayez en tête de garder celles‐ci
accessibles en termes d’horaire et de coûts et de prévoir un temps
suffisant pour les déplacements de tous.

  • Valorisez le partage de souvenirs recueillis auprès de tous. C’est
un succès à coup sûr! Projetez les photos et vidéos sur place et
feuilletez votre album de finissants en groupe.
  • Privilégiez la musique de l’époque de vos études si vous choisissez
d’en faire entendre.
  • Veillez à susciter le plus d’occasions de discussions possible entre les invités.  

APRÈS VOS RETROUVAILLES
FAITES CIRCULER LES BEAUX SOUVENIRS!!
Publiez les photos de l’événement dans les médias sociaux, sur les pages
de groupe que vous avez créées pour vos retrouvailles. Tous seront
heureux d’en profiter. Et puisque vous avez pris l’habitude d’échanger
avec les autres participants, nous vous invitons également à continuer à
cultiver ces précieux liens avec vos collègues d’études.

PARTAGEZ LES TÉMOIGNAGES des participants avec nous
N’hésitez‐pas à nous envoyer les commentaires des participants.
Certains témoignages pourraient être diffusés sur notre site Internet.

CONTRIBUEZ À LA MISE À JOUR de notre base de données
Transmettez au Réseau les changements d’adresse que vous avez
découverts. Il vous faut toutefois obtenir l’autorisaton de vos collègues
pour ce faire. Le responsable des retrouvailles pour Le Réseau pourra
vous apporter des précisions à cet effet. Chaque mise à jour dans
notre base de données vous permettra de gagner du temps lors de
l’organisation de vos prochaines retrouvailles, dans cinq ans!  



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